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In meinem Job habe ich häufig mit Checklisten zu tun. Nicht mit einfachen Listen aus zwei Spalten wie bei einer Packliste für den Urlaub. Nein, es geht bei mir oft um Teilnehmerinnen eines Kurses. Ich schreibe extra Teilnehmerinnen, weil es sich tatsächlich fast ausnahmslos um Frauen handelt. Männer sollen hier nicht diskriminiert werden.

Während der Anmeldezeit sind viele verschiedene Dinge zu beachten. Jede Teilnehmerin hat eine Anzahlung zu leisten, sie muss eine Rechnung bekommen, wird in einem Newsletter-System erfasst, in einem CRM-System werden ihre Daten dokumentiert, sie muss eine Vereinbarung unterschreiben usw. Pro Person sind circa 10-12 verschiedene Schritte zu erledigen. Die Anmeldungen kommen natürlich nicht alle gleichzeitig an, sodass sich jede Person an einem anderen Punkt innerhalb des Prozesses befindet.

Wie behalte ich den Überblickt?

Um hier den Überblick zu behalten, wer schon welche Info erhalten hat und wem ich noch was brauche, habe ich mir eine Checkliste erstellt. Natürlich über Excel, weil ich ja für mehrere Kurse im Jahr zuständig bin und nicht jedes Mal wieder eine neue Liste „malen“ möchte. Somit existiert die Liste als Datei und kann jederzeit ausgedruckt werden.

Immer wieder stellte sich mir die Frage, wie ich damit vorgehe:

Übertrage ich die manuellen Änderungen regelmäßig in die Datei und drucke die teil-befüllte Datei dann wieder aus?

Nutze ich die digitale Variante und erfasse alle Änderungen direkt in der Datei?

Drucke ich die Liste einmalig aus und befülle sie von Hand?

Ich hab ALLES schon probiert!

Jedes System hat seine Vorteile. Dummerweise hat auch jedes System seine Nachteile. Aber dennoch habe ich inzwischen einen Favoriten.

Was wäre dein Favorit? Was glaubst du, wie ich vorgehe?

Versuch 1: Die Misch-Variante

Zu Beginn habe ich die Liste leer gedruckt, ein paar Tage (je nach Aufkommen) handschriftlich Änderungen eingetragen, Namen erfasst, Kreuzchen gemacht usw. Und dann habe ich die handschriftlichen Änderungen in die Datei übertragen und für die weitere Bearbeitung die teil-gefüllte Liste wieder neu ausgedruckt. Das hat den Vorteil, dass ich eine fast tagesaktuelle Datei zur Verfügung hatte, die ich auch mal bei Bedarf meiner Kundin schicken konnte, damit sie wusste, wo der Prozess stand und wieviele Personen schon angemeldet waren.

Ein weiterer Vorteil war, dass ich jedes Mal eine „schön“ ausgedruckte Liste hatte, mit der ich weiter arbeiten konnte und die nicht schon mit meinem Gekritzel verunstaltet war. Großer Nachteil: es kostete unheimlich viel Zeit, die Infos zu übertragen und obendrein kam es hin und wieder vor, dass ich winzige Details in den handschriftlichen Notizen übersehen und NICHT übertragen hatte. Als verabschiedete ich mich von dieser Lösung, obwohl ich sie in der Theorie nach wie vor besonders geeignet findet.

Versuch 2: Die digitale Variante

Weil sich Variante 1 nicht wirklich bewährt hatte, habe ich zur digitalen Variante gewechselt. Die Vorteile, immer alles „online“ verfügbar zu haben, jederzeit sortieren und filtern zu können (!!!) und allzeit eine saubere Liste drucken zu können, waren einfach zu verlockend. Daher hielt ich diese Variante für eine spitzenmäßige Verbesserung im Gegensatz zu der Misch-Variante. Allerdings wurde ich sehr schnell eines Besseren belehrt. Es macht zwar nur wenige Sekunden aus, aber diese Sekunden sind entscheidend. Es geht einfach schneller, einen Stift in die Hand zu nehmen und ein Kreuzchen zu machen als zur Datei zu wechseln (sofern sie überhaupt schon geöffnet ist), die Person zu suchen, für die ich etwas eintragen möchte, die entsprechende Spalte zu suchen und dort ein „x“ einzufügen.

Schnelligkeit ist neben Qualität ein wichtiger Faktor meiner Arbeit. Weiterhin bestand immer die Gefahr, aus Versehen etwas aus einer anderen Zelle zu überschreiben oder zu löschen. Natürlich kenne ich die Funktion „rückgängig“ und ich bin den Programmierern dafür seeeeehr dankbar, aber dennoch schwingt immer ein gewisses Risiko mit, dass plötzlich Informationen weg sind. Und wenn ich dann eine Zahlungsaufforderung versende, obwohl die Kundin bereits bezahlt hat, dann ist das absolut unprofessionell und noch dazu sehr unangenehm. Also hab ich auch diese Variante sehr schnell wieder sein lassen.

Versuch 3: Die handschriftliche Variante

Du ahnst bereits, worauf dieser Artikel hinausläuft? Genau, langfristig hat sich tatsächlich die rein handschriftliche Variante bewährt. Denn erstens geht es superschnell, zweitens brauche ich nur sehr selten einen sortierten oder gefilterten Zwischenstand (das geht bei 30-60 Teilnehmern ganz gut mit abzählen) und drittens geht es sehr schnell.

Ich nehme mir also meine Vorlage, überlege welche Prozessschritte es bei dem Kurs geben wird, passe die Spalten entsprechend an und drucke die Liste aus. Dann wird drauf rum gekritzelt, was das Zeug hält. Gerne auch mal mit verschiedenen Farben, wenn etwas besonders wichtig ist. Ab und zu brauche ich z.B. einen Zwischenstand, wieviele Teilnehmerinnen schon bezahlt haben, dann zähle ich schnell die Kreuzchen in der Spalte „bezahlt“. Natürlich wäre dieser eine Moment schneller zu erledigen, wenn ich die Filter-Funktion nutzen könnte, aber die wenigen Momente, in denen ich die Funktion brauchen KÖNNTE, wiegen nicht den Mehraufwand aus Variante 2 auf.

And the winner is:

Die Papiervariante zum hemmungslosen drin herum kritzeln! Was meinst du?